SALLE POLYVALENTE

OCCUPATION

REGLEMENT

REGLEMENT INTERIEUR SALLE POLYVALENTE

 

Article 1 – Dispositions générales

Le présent règlement a pour objet de déterminer les conditions dans lesquelles doit être utilisée la Salle Polyvalente de LAMARQUE-PONTACQ, réservée prioritairement aux particuliers résidant dans la commune et aux activités des associations locales.

 

Article 2 - Principe de mise à disposition

Elle sera donc mise à la disposition des particuliers et des associations pour leurs activités et manifestations, selon les modalités fixées ci-après. Elle pourra en outre être louée à des organismes ou associations extérieurs à la commune pour des activités ponctuelles.

 

Article 3 - Réservation

3.1 - Associations de la commune

Le planning annuel d'utilisation est établi chaque année lors d’une réunion avec la commission municipale Vie locale - Fêtes - Associations et le monde associatif de la commune. Cette planification intervient au début du mois de septembre pour l'ensemble des activités. Ce n'est qu'après cette réunion que les options émises par des particuliers peuvent se transformer en vraies réservations, pour ce qui concerne les périodes consécutives à cette réunion. En cas de litige ou de désaccord, si aucun compromis acceptable entre les utilisateurs n'est trouvé, la décision du Maire fera autorité.

 

3.2 – Particuliers de la commune et organismes ou associations extérieurs à la commune

Les opérations de réservation se font auprès du secrétariat de Mairie pendant les heures d'ouverture (mercredi de 15h à 19h – jeudi et samedi de 9h à 12h). Elles ne peuvent être confirmées qu'après l'élaboration du planning, comme cité en 3-1.

 

Article 4 – Horaires

Le respect des horaires d'utilisation de la Salle Polyvalente est exigé pour son bon fonctionnement, soit de 8 h. à 2 h. le lendemain sauf exception pour la fête locale.

La mise à disposition de la salle est consentie aux heures et aux jours indiqués dans les conventions de mise à disposition.

 

Article 5 - Dispositions particulières

S'agissant d'une Salle Polyvalente, elle ne pourra être utilisée pour des activités sportives, seulement pour de la gymnastique, du tennis, du basket-ball, du volley-ball.

L'utilisation de la Salle Polyvalente a lieu conformément au planning établi par la Commission Vie locale - Fêtes – Associations.

L'absence d'occupation doit être signalée au secrétariat de Mairie. L'absence répétée d'utilisation entraînera la suppression du créneau attribué.

La Mairie se réserve le droit d'utiliser ou d'interdire les installations pour des interventions techniques, notamment à l'occasion de travaux d'aménagement, d'entretien et de mise en sécurité.

Il doit être désigné un responsable de la manifestation, lequel devra être présent pendant toute sa durée. Ce responsable sera le signataire de la convention de location.

En cas de difficultés ou d'accidents pendant la durée d'occupation de la Salle Polyvalente, la responsabilité de la commune de LAMARQUE-PONTACQ est en tous points dégagée, dans la mesure où elle n'assure que la location.

Pour les membres de la section tennis, une clé de la Salle Polyvalente sera remise à chaque membre contre le paiement d’une caution dont le montant est fixé par délibération du Conseil Municipal.

Pour les particuliers, les clés seront obtenues auprès de la Mairie et seront restituées, au plus tard, le lendemain de la manifestation.

L'utilisateur, en la personne du responsable désigné, doit se conformer aux règles d'ordre public habituelles, relatives à la sécurité, la salubrité et l'hygiène. Il est également responsable de la protection des mineurs pendant toute la durée d'occupation.

L'utilisateur devra se conformer aux obligations édictées par la SACEM en cas d'usage d'œuvres musicales dans le courant de la manifestation.

 

Article 6 – Sécurité Hygiène

L'utilisateur s'assurera de laisser les lieux dans l'état où il les a trouvés à son arrivée. S'il constate le moindre problème, il devra en informer la Mairie.

L'utilisateur est chargé de l'extinction des lumières après chaque activité.

Chaque utilisateur reconnaît :

- avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité arrêtées et s'engage à les respecter,

- avoir constaté l'emplacement des dispositifs d'alarme, des moyens d'extinction d'incendie et avoir pris connaissance des itinéraires d'évacuation et des issues de secours,

 

Il est interdit

- de procéder à des modifications sur les installations existantes,

- de bloquer les issues de secours,

- d'introduire dans l'enceinte des pétards, fumigènes etc. ...

- de déposer des cycles et cyclomoteurs à l'intérieur des locaux.

 

En cours d'utilisation, l'intensité sonore ne devra pas dépasser un niveau de réglage raisonnable.

Il convient donc de

- maintenir fermées les issues durant la fête à cause du bruit

- s'abstenir d'animations ou de manifestations extérieures à la salle.

 

Pour des raisons de sécurité, aucun véhicule ne doit stationner sur l'esplanade devant l'entrée de la salle (la voie devant rester libre pour le SAMU ou les Pompiers).

 

Pour une bonne gestion des déchets, l'utilisateur doit assurer le tri sélectif.

 

Article 7 - Mise en place, rangement et nettoyage

Après chaque utilisation, la Salle Polyvalente devra être rendue dans l'état où elle a été donnée.

Les opérations de remise en ordre seront effectuées par l'utilisateur au cours de la période allouée.

En cas de manquement total ou partiel à cette disposition, les frais correspondants seront retenus sur la caution.

 

Article 8 - Assurances

Chaque utilisateur devra justifier d'une police d'assurance couvrant sa responsabilité civile pour les accidents corporels et matériels pouvant survenir à lui-même comme aux tiers.

La Municipalité est déchargée de toute responsabilité pour les accidents corporels directement liés aux activités et pouvant intervenir pendant l'utilisation de la salle, ainsi que pour les dommages subis par les biens entreposés par les utilisateurs. Elle ne saurait être tenue responsable des vols commis dans l'enceinte de la salle et de ses annexes.

 

Article 9 – Responsabilité

Les utilisateurs sont responsables des dégradations qu'ils pourront occasionner, à la salle ainsi qu'aux équipements mis à disposition par la Mairie.

Ils devront assurer le remboursement ou la réparation des dégradations et des pertes constatées.

Ils devront informer la Mairie de tout problème de sécurité dont ils auraient connaissance, tant pour les locaux que pour le matériel mis à disposition.

L'entretien et la maintenance des locaux mis à disposition sont à la charge de la Mairie.

 

Article 12 - Redevance

La mise à disposition de la salle et des équipements est gratuite pour les associations de la commune dans l'exercice normal et habituel de leurs activités et pour une manifestation à but non lucratif ou non.

Dans les autres cas, la location se fera à titre onéreux avec la signature d'une demande de location (lors de la réservation), la signature d'une convention de location à la réservation, une caution versée à la réservation. Le montant de la location sera payé à la Mairie après la remise des clés.

Le tarif de location est fixé annuellement par délibération du Conseil Municipal et il s'applique à compter du 1er jour du mois suivant.

 

Article 13 – Dispositions finales

La Mairie de LAMARQUE-PONTACQ se réserve le droit de modifier ou de compléter le présent règlement.

Le secrétariat et le personnel technique de la Mairie sont chargés, chacun en ce qui les concerne, de l'application du présent règlement.

 

 

 

Fait et délibéré par le Conseil Municipal de LAMARQUE-PONTACQ dans sa séance du 6 octobre 2011.

MAIRIE - 6 rue de la Bigorre - 65380 LAMARQUE PONTACQ

Permanences       Mardi : 14h -18 h       Mercredi : 14h - 19 h         Jeudi  et  vendredi  :      8h30 - 12 h          Samedi : 9h - 12 h

Courriel : mairie-lamarque-pontacq@wanadoo.fr

Tél : 05 59 53 52 80  et  09 60 11 86 00